De scope in zes punten
Dit is onze voorzet op basis van wat we bij jullie hebben opgehaald. Waar we bewust een kleinere eerste versie voorstellen dan besproken, staat dat gemarkeerd als “ons voorstel”. Tijdens de validatie bepalen jullie wat de definitieve MVP wordt.
De aanleiding
Accountmanagers beheren elk 100 tot 170 klanten met een vaste bezoekfrequentie per klanttype. Wat er bij klanten wordt afgesproken leeft nu in Excel-bezoekrapporten, PDF's, Outlook, WhatsApp en mondelinge afstemming. Dat zorgt voor versnippering, dubbel werk, taken die blijven liggen en onrust door ad-hoc coördinatie. De sales cockpit wordt één centrale waarheid voor alles rondom de klant: voorbereiding, bezoek, verslag, taken en opvolging. Business Central (live begin oktober) levert stamdata en omzet; de cockpit is de commerciële schil daaromheen.
Lees de volledige aanleidingDe vijf doelstellingen
Structuur en rust door een vaste flow voor voorbereiden, bezoeken en verslaan. Niets blijft liggen: elk verzoek wordt vastgelegd, toegewezen aan een afdeling, gevolgd en teruggekoppeld. Sturing en inzicht voor management, signalering in plaats van navragen. Minder handwerk doordat voorbereiding en verslag grotendeels automatisch gevuld worden. En coördinatie via mail uitfaseren: mail verwijst voortaan naar de cockpit, acties en statussen leven daar.
Bekijk de doelstellingen in detailDe spelregels
De MVP richt zich op de accountmanager; andere afdelingen doen mee als verwerker van taken. We houden het bewust klein: een gerichte set van circa vijf bespreekpunten per bezoek, mobiel en tablet als primair device, en geen maatwerk in Business Central. Outlook synchroniseert in twee richtingen; overlappende afspraken worden zichtbaar gemaakt. Taken gaan naar afdelingen in plaats van personen, vertrouwelijke informatie is afschermbaar (need-to-know), het systeem signaleert achterstand terwijl de accountmanager zelf plant, en historie blijft kort: drie tot zes maanden direct zichtbaar. Er zijn vier rollen: accountmanager, management, afdelingsgebruiker en beheerder.
Alle uitgangspunten en rollenDe negen bouwblokken
De kern is de bezoekcyclus: klantkaart, agenda, voorbereiding en verslag. Daaromheen liggen taken met afdelingscockpits en het managementoverzicht, en als fundament de basisapplicatie, de Business Central-koppeling en notificaties.
Wat we van Veldboer nodig hebben
Vijf aanleveringen: de bespreekpunten met de klant, de huidige bezoekrapporten, de Qlik Sense dashboards, klanttypes met bezoekfrequenties en het afdelingenoverzicht. De toegang tot de BC-sandbox is al geleverd; het uitzoekwerk rond de BC API doet Hatch daar zelf, en vragen aan Thomas van Bravx lopen altijd via Veldboer. Daarnaast staan er zes open vragen die we in de workflow-fase beantwoorden, onder meer over de beschikbaarheid van BC-velden, het terugschrijven van verslagen naar BC, het escalatieprotocol en wie de nieuwe werkwijze intern bewaakt.
Aanleveringen en open vragenHet vervolg
Dit document sluit de kick-off af en opent de workflow-fase: workflows, schermontwerpen en datakoppelingen worden definitief uitgewerkt en de bouw wordt begroot. De bouw start na akkoord op die uitwerking. Een bewuste lijst valt buiten de MVP, waaronder telefoonverslagen van de binnendienst, chauffeurs als gebruiker en routeplanning; een deel daarvan is kandidaat voor doorontwikkeling.
Het vervolg en de afsprakenZo pakken we het op
We gaan op deze voorzet door, tenzij jullie iets zien dat niet klopt of mist; laat het ons dan weten. Verder hebben we alleen de aanleveringen nodig. Daarna plannen we de werksessies van de workflow-fase in.