1
Overzicht
Elk blok wordt in de workflow-fase uitgewerkt naar definitieve workflows, schermen en datavelden. Waar we bewust een kleinere eerste versie voorstellen, staat dat in de uitwerking gemarkeerd als “ons voorstel”. Klik op een blok om direct naar de uitwerking te springen.
2
Uit de POC
3
De uitwerking per blok
Per blok de functionele punten en de technische aandachtspunten, zoals opgehaald in de sessie.
1
Basisapplicatie, gebruikers en rollen
Eén omgeving met rolgebaseerde weergaven
Eén omgeving voor Veldboer Eenhoorn met rolgebaseerde weergaven. Beheer van gebruikers, afdelingen en instellingen gebeurt door de beheerder.
Functioneel
- Inloggen, ook op mobiel en tablet
- Gebruikersbeheer: naam, e-mail, rol, afdeling
- Afdelingen beheren: binnendienst, inkoop, finance/debiteuren, logistiek, uitbreidbaar
- Rollen: accountmanager, management, afdelingsgebruiker, beheerder
- Klanttypes beheren (bijvoorbeeld café, sportvereniging, evenement) met bijbehorende bezoekfrequentie: A maandelijks, B elke 2-3 maanden, enzovoort
- Vertrouwelijkheidsniveau op taken en notities: standaard zichtbaar voor betrokken afdeling en management, afschermbaar voor de rest
Technisch
- Rollen en rechten bepalen weergave en zichtbaarheid van taken
- Auditlog op taken (wie heeft wat wanneer gedaan) als basis voor opvolging
2
Klantkaart en klantprofiel
Alles wat je voor een bezoek moet weten, met één klik
De klantkaart is het centrale punt per klant. Stamdata komt uit Business Central, commerciële context wordt in de cockpit opgebouwd.
Functioneel
- Bedrijfsgegevens en contactpersonen uit BC
- Klanttype, bezoekfrequentie, laatste bezoek en of het volgende bezoek gepland is
- Vaste klantkenmerken los van het bezoek: koffiemerk en contractlooptijd, afname AGF en bier, waar de klant vis, vlees en overige categorieën inkoopt, betaalwijze (rekening of incasso). Beheerbaar als losse velden, niet elke keer opnieuw uitvragen
- Historie: laatste bezoeken met uitkomsten en openstaande acties, chronologisch, laatste drie tot zes maanden prominent
- Openstaande taken bij deze klant, per afdeling, met status
- Signalen vanuit de organisatie voor deze klant (zie blok 6 en 7)
- Links naar Qlik Sense dashboards voor diepere analyse; omzet en productgroepen in de kaart zelf (zie blok 8)
- Prospects en acquisitie: een relatie die nog niet in BC staat leg je handmatig vast met naam en contactgegevens, met dezelfde klantkaart en dezelfde afspraak- en verslagflow. Eerdere acquisitiegesprekken bij die prospect komen terug in de volgende voorbereiding
- Ons voorstel: geen aparte prospectmodule of BC-koppeling in de MVP. De prospect leeft in de cockpit en kan later handmatig aan een BC-klant gekoppeld worden
Technisch
- Klantentiteit met BC-referentie, prospects zonder referentie
- Dagelijkse of on-demand synchronisatie van stamdata uit BC
3
Agenda en dagoverzicht
Het startpunt van de dag, dicht bij wat men uit Outlook gewend is
Het dagoverzicht is het startpunt van de accountmanager: wat doe ik vandaag, wat komt eraan, welke urgente taken liggen er.
Functioneel
- Dagoverzicht met afspraken en urgente taken, met de POC als uitgangspunt
- Vooruitkijken: morgen en de rest van de week
- Afspraaktypes met kleur en label: klantbezoek, telefonisch klantgesprek, acquisitie, evenement, intern, overig
- Klik op een afspraak toont details (wie, tijd, onderwerp) en leidt naar de voorbereiding
- Afspraak aanmaken vanuit de cockpit, gekoppeld aan een klant of prospect. Een acquisitie-afspraak zonder BC-match gaat gewoon door op de handmatig vastgelegde prospect
- Overlappende afspraken worden duidelijk zichtbaar in het agendaoverzicht
- Signalering van klanten die volgens hun frequentie bezocht moeten worden (“laatste bezoek vijf weken geleden, norm is maandelijks”)
- Reminders richting deelnemers lopen nu al via Outlook; we valideren eerst of een reminder vanuit de cockpit daar iets aan toevoegt
Technisch
- Outlook-synchronisatie in twee richtingen via de Microsoft Graph API
- Afspraken uit Outlook (uitnodigingen van klanten, leveranciers, intern) worden ingelezen en getypeerd; afspraken uit de cockpit worden naar Outlook geschreven
- Overlap tussen afspraken detecteren en tonen; geen uitgebreide conflictafhandeling in de MVP
4
Bezoekvoorbereiding en bezoektemplates
Automatisch gevuld, circa vijf gerichte bespreekpunten
Het bezoek wordt voorbereid op basis van een template. Het grootste deel wordt automatisch gevuld; de accountmanager voegt eigen punten toe en management kan vooraf punten klaarzetten.
Functioneel
- Templates beheren door management: verplichte bespreekpunten per klanttype en/of afspraaktype, plus frequentie van terugkeer (elk bezoek, per kwartaal, jaarlijks)
- Automatisch gevuld vanuit BC en historie: omzetontwikkeling, productgroepen die niet afgenomen worden, openstaande acties uit het vorige bezoek, klachten in de afgelopen periode, openstaande posten, leverperformance (afhankelijk van beschikbaarheid in BC, zie blok 8)
- Organisatiepunten: management of een afdeling zet vooraf een punt klaar voor een specifiek bezoek (“neem dit mee, wij hebben deze informatie nodig”)
- Eigen punten toevoegen door de accountmanager
- Gerichte voorbereiding: een set van circa vijf actieve bespreekpunten, de rest is context
- Voorbereiding zichtbaar op mobiel en tablet, offline leesbaar als wens
Technisch
- Templatemodel: template, bespreekpunten en regels voor automatische vulling en terugkeerfrequentie
- Koppeling met blok 8 voor de datavelden
5
Bezoekverslag en afronding
Direct na het bezoek in de auto af te ronden
Het verslag is geen apart document maar de afgeronde voorbereiding. Per bespreekpunt geeft de accountmanager een uitkomst en zet hij direct de acties uit.
Functioneel
- Per bespreekpunt: uitkomst via checklist of dropdown, korte toelichting, eventueel een actie
- Aanvullende notities en losse acties toevoegen
- Actie aanmaken: omschrijving, afdeling, prioriteit, gewenste reactietermijn, vertrouwelijk ja/nee (zie blok 6)
- Het verslag kan pas afgerond worden als alle verplichte punten een uitkomst hebben; “klant had geen antwoord” is ook een uitkomst
- Bericht naar de klant: vanuit de bespreekpunten, uitkomsten en acties wordt via een template een concept klaargezet (“dit hebben we besproken, hierop komen we terug”), dat de accountmanager controleert en aanpast voordat hij het verstuurt. Inclusief optie om direct een nieuwe afspraak voor te stellen
- Spraakinvoer voor notities en uitkomsten is door jullie ingebracht; ons voorstel is dit na de basis te beoordelen op basis van gebruik
- Ons voorstel: het verslag leeft in de cockpit. Of het ook naar BC teruggeschreven wordt, is een beslispunt in de workflow-fase (zie blok 8)
Technisch
- Het verslag is de afgesloten staat van de voorbereiding; versiebeheer is niet nodig
- Berichttemplates per afspraaktype, gevuld vanuit bespreekpunten, uitkomsten en acties
6
Taken en afdelingscockpits
De kern van niets blijft liggen
Elke actie uit een bezoek, telefoongesprek of signaal wordt een taak met eigenaar, status en termijn. Afdelingen werken taken af in hun eigen cockpit; mail verwijst naar de omgeving, coördinatie gebeurt in de cockpit.
Nieuw
Opgepakt door persoon X
In afwachting / wachten op klant
Afgerond, met terugkoppeling
Functioneel
- Taak: klant, omschrijving, afdeling, prioriteit, gewenste reactietermijn, aangemaakt door, vertrouwelijkheid
- Afdelingscockpit: alle open taken van de afdeling, gesorteerd op prioriteit en termijn, oppakken met één klik, reactie en terugkoppeling vastleggen
- De accountmanager ziet per klant en in totaal de status van zijn uitgezette taken (“ligt bij inkoop, prio 1, reactie verwacht binnen 2 dagen”)
- Afgeronde taken en terugkoppelingen komen automatisch terug in de voorbereiding van het volgende bezoek
- Omgekeerde richting: een afdeling legt een signaal of afspraak met de klant vast (klacht, artikelverzoek, betalingsafspraak, aankoopafspraak) dat bij de accountmanager terechtkomt en in zijn volgende voorbereiding verschijnt
- Taken onderling toewijzen: management aan accountmanager, accountmanager aan zichzelf
- Overschrijding van de termijn wordt zichtbaar bij de afdeling, de accountmanager en het management; het escalatieprotocol definiëren we samen met Veldboer
- Vertrouwelijke taken zijn alleen zichtbaar voor de betrokken afdeling, de aanmaker en management
Technisch
- Taakmodel met afdeling als verplichte eigenaar, persoon als optionele eigenaar na oppakken
- Notificatie bij een nieuwe taak en bij termijnoverschrijding (zie blok 9)
- Ontworpen voor beperkte kantoorgebruikers: de afdelingscockpit is in enkele minuten per dag te bedienen
7
Managementoverzicht en sturing
Zien wat er gebeurt en wat blijft liggen
Robin en Robert willen sturing geven zonder na te hoeven vragen. Het managementoverzicht laat zien wat er gebeurt en wat niet, en geeft de basis voor de maandagochtendbespreking.
Functioneel
- Bezoekoverzicht per accountmanager: geplande en uitgevoerde bezoeken, klanten die achterlopen op hun bezoekfrequentie, verslagen die nog niet zijn afgerond
- Takenoverzicht: openstaande en te late taken, per afdeling en per accountmanager
- Klantoverzicht: laatste contact en openstaande punten per klant
- Meekijken in de agenda's en klantkaarten van accountmanagers; afspraken erin zetten hoort daar niet bij
- Signalen en bespreekpunten klaarzetten voor een bezoek (zie blok 4) en taken toewijzen aan accountmanagers
- Templates en bespreekpunten beheren
Technisch
- Overzichten op basis van bestaande data in de cockpit, geen aparte rapportagelaag in de MVP
Ons voorstel: acquisitiedagen en regioplanning (Q4/Q1 acquisitie, Q2/Q3 behoud), trends over langere tijd en Excel-export herkennen we uit de sessie, maar voegen we toe na de basis.
8
Business Central koppeling
Lezen via de standaard API, geen maatwerk in BC
BC is de bron voor stamdata en transactiedata. De cockpit leest via de standaard API; terugschrijven is een beslispunt. Het uitzoekwerk rond de API doet Hatch zelf vanuit de sandbox; bij onduidelijkheden benaderen we Thomas van Bravx, altijd via Veldboer.
Functioneel
- Lezen: klanten, contactpersonen, klantcategorie
- Lezen, afhankelijk van beschikbaarheid via de API en te valideren in de workflow-fase: omzet per periode, omzet per productgroep, niet-afgenomen productgroepen, openstaand saldo, betaalwijze, klachtenregistratie, leverperformance
- Ons voorstel: in de MVP alleen lezen. Het terugschrijven van het bezoekverslag naar BC (gestructureerd of als PDF) nemen we niet als harde eis op; in de workflow-fase bepalen we samen of dat nodig is en welke applicatie leidend wordt voor het verslagarchief
- Velden mappen en testen doet Hatch in de workflow-fase zelf, vanuit de BC-sandbox
Technisch
- Standaard BC API (OData/REST) met dedicated credentials
- Synchronisatie-interval per entiteit bepalen
- Bij onduidelijkheden over veldbeschikbaarheid of een eventuele licentie-uitbreiding benaderen we Thomas van Bravx, altijd via Veldboer
9
Notificaties
Mail is aandachtsmedium, geen werkomgeving
Elke notificatie verwijst naar de plek in de cockpit waar de actie of status leeft.
Functioneel
- De kern: een notificatie bij een nieuwe taak voor de afdeling, bij een overschreden termijn en bij een signaal of klaargezet punt voor de accountmanager
- Het bericht aan de klant (blok 5) gaat vanuit de cockpit uit naam van de accountmanager
- Ons voorstel: voorkeuren per gebruiker, dagelijkse samenvattingen en push-notificaties volgen later; eerst de kern goed
Technisch
- Uitgaande mail via een transactionele mailprovider