Negen spelregels
Vastgelegd in de sessie; hieraan toetsen we straks elk ontwerp en elke bouwkeuze.
Voorbereiding, bezoek, verslaglegging en de communicatielijnen naar de organisatie. Andere afdelingen doen mee als verwerker van taken; verdere uitbreiding is doorontwikkeling.
Eerst iets kleins goed neerzetten, daarna modulair uitbreiden. Een gerichte set van circa vijf bespreekpunten per bezoek, geen checklist van vijftien.
Het primaire device van de buitendienst. Minimaal typen: dropdowns, checklists en één-klik acties. Kantoorgebruikers werken op desktop.
Veldboer vermijdt maatwerk in BC bewust. Alles wat commercieel en procesmatig is leeft in de cockpit; BC levert data via de standaard API. Of de cockpit verslagen ook naar BC terugschrijft, is een beslispunt voor de workflow-fase.
Klanten en leveranciers plannen via Outlook-uitnodigingen. De cockpit is leidend voor klantbezoeken, Outlook blijft de bron voor interne en externe uitnodigingen. Overlappende afspraken worden zichtbaar gemaakt.
Niet iedereen hoeft alles te zien. Taken en notities kunnen vertrouwelijk gemarkeerd worden, standaard aan bij finance.
Taken gaan naar afdelingen, niet naar personen. Zo blijft niets liggen bij ziekte of afwezigheid: binnen de afdeling pakt iemand de taak op en wordt daarmee eigenaar.
Management wijst geen afspraken toe. Het systeem signaleert achterstand, de accountmanager plant zelf. Bespreking op de maandagochtend.
De laatste drie tot zes maanden direct zichtbaar, de rest is archief.
Gebruikers en rollen
Vier rollen, elk met een eigen primaire weergave. Rechten bepalen wat iemand ziet en mag.
Accountmanager
Dennis en collega's. Werkt vanaf mobiel en tablet in het dag- en weekoverzicht, de klantkaart en de bezoekflow. Zet acties uit en volgt de status van zijn taken.
Management en sales
Robin en Robert. Managementoverzicht, taken toewijzen en templates beheren. Zij lopen zijdelings mee bij grotere klanten en kunnen alle klantkaarten en afspraken inzien.
Afdelingsgebruiker
Binnendienst, inkoop, finance/debiteuren en logistiek. Werkt de open taken van de afdeling af in een eigen cockpit die in enkele minuten per dag te bedienen is.
Beheerder
Dave en Hatch. Beheert gebruikers, afdelingen, klanttypes, templates en koppelingen.
Rollenmatrix in de workflow-fase. Daar leggen we per rol vast welke schermen, taken en gegevens zichtbaar en bewerkbaar zijn, inclusief de vertrouwelijkheidsregels.