Van versnippering naar één omgeving
Veldboer Eenhoorn is een sterk servicegerichte groothandel. Accountmanagers beheren elk 100 tot 170 klanten en werken met een vaste bezoekfrequentie per klanttype. Het vastleggen en opvolgen van wat er bij klanten wordt afgesproken loopt nu via Excel-bezoekrapporten, PDF's, Outlook, WhatsApp en mondelinge afstemming.
Het gevolg: versnippering, dubbel werk, taken die blijven liggen en veel onrust door ad-hoc coördinatie. Daar antwoordt de sales cockpit op. Eén centrale waarheid voor alles wat er rondom een klant gebeurt: voorbereiding, bezoek, verslaglegging, taken en opvolging. Business Central, live begin oktober, is de bron voor stamdata en omzet; de cockpit is de commerciële schil daaromheen.
Sales cockpit
De commerciële schil rond Business Central
- Voorbereiding
- Bezoek
- Verslag
- Taken
- Opvolging
- Signalering
Vijf doelstellingen van de MVP
Hieraan meten we straks of de cockpit doet wat hij moet doen.
Structuur en rust
Een vaste flow voor voorbereiden, bezoeken en verslaan. Minder ad-hoc schakelen, minder afhankelijkheid van individuele werkwijzen.
Niets blijft liggen
Elk verzoek van een klant wordt vastgelegd, toegewezen aan een afdeling, gevolgd en teruggekoppeld.
Sturing en inzicht
Management ziet of klanten volgens afspraak bezocht worden, welke taken openstaan, bij wie ze liggen en hoe lang ze lopen. Signalering in plaats van navragen.
Minder handwerk
Het grootste deel van de voorbereiding en het verslag wordt automatisch gevuld. De accountmanager vult alleen de uitkomst in.
Coördinatie via mail uitfaseren
Mail blijft een aandachtsmedium dat verwijst naar de omgeving. Acties en statussen leven uitsluitend in de cockpit.
Keep it simple
Eerst iets kleins goed neerzetten, daarna modulair uitbreiden. Dat principe geldt voor elk van deze doelen.
“Kunnen jullie een proeflevering inplannen?”
Elk verzoek uit een bezoek, telefoongesprek of signaal wordt een taak met een afdeling, een prioriteit en een termijn.
Vastgelegd
De accountmanager zet de actie uit tijdens of direct na het bezoek, vanuit het verslag.
Opgepakt
De taak staat in de afdelingscockpit. Wie hem oppakt, wordt eigenaar; bij afwezigheid pakt een collega hem op.
Teruggekoppeld
De uitkomst komt terug bij de accountmanager en verschijnt automatisch in de volgende bezoekvoorbereiding.
Statusflow: nieuw → opgepakt → in afwachting → afgerond · termijnoverschrijding wordt zichtbaar bij afdeling, accountmanager en management